【現場監督】現場終わりの書類を少なくする3つの方法

土木工事の現場監督って実は現場でおこなう仕事と、事務所でおこなう書類仕事の両方をやらなきゃいけないから大変ですよね。

昼間は現場で作業員と一緒に工事目的物を造るために汗を流し、夕方から夜は事務所で書類作成や測量の段取りなどの仕事をします。

しかし夜は疲れですごく眠くなるし残業も大変です。なるべくなら早く帰りたいですよね。

この記事ではそんな毎日忙しい現場監督の皆さんに対してわたしが実践している「現場終わりでやる書類を軽くする方法」をシェアしたいと思います。

上記の内容について土木工事現場監督歴17年の中堅現場監督である筆者が、経験の浅い現場監督はもちろん家族との時間をもっと取りたいと思っている現場監督へ向けて経験をもとにシェアしたいと思います。

施工中に発生する書類の種類

まずは施工中に発生する書類にはどんなものがあるか整理しておきます。

書　　類　　名	内　　　　　容
各種協議書	工事の内容に変更が生じた際に必要
各種承諾申請書	材料の仕様や寸法図など発注者に承諾をもらう時に必要
各種報告書	道路使用許可、各種試験結果、測量結果などの報告時に必要
変更施工計画書	新規工種が発生したり工期が延長した場合などに提出
中間検査書類	キリのいいところまでの出来高数量で検査をすることがある
月次書類	履行報告書、請求書のチェックや予実管理書類、道路使用許可など
週次書類	週間工程表、休日施工届など
日次書類	発注者への日報、社内の日報
写真整理	日々溜まっていく工事の記録写真の整理

たくさんありますね！ありすぎますからリアルタイムで処理していくのは難しいです。できなくても「俺はダメだな～」なんて思わなくて大丈夫です。どちらかと言うと自分のメンタルを守るため開き直る気持ちも大切です。

日中に書類を処理する3つの方法

前項で紹介したとおり施工中の書類はとても多いです。ではこれらの書類をなるべく日中に処理するにはどうすればよいでしょうか？3つの方法は下記のとおりです。

順番に解説していきまます。

着工までにできることをやっておく

まず一つ目は着工前までにできることを把握して自分に甘えず残業しておくってことです。

具体的な例を説明すると、道路を一から造る時、着工前に「こっちの舗装高とあっちの舗装高の高さが設計通りで施工すると合わないかもしれない」ということがちょっとでも頭に浮かんだなら測量して「協議書」を作成して発注者の確認を取っておくと、あとは施工するだけになるということです。

「中間検査書類」であれば、出来高総括表、数量計算書、出来形図、出来形管理表、品質管理一覧表、さらには廃材集計表、材料集計表のベースをあらかじめ作っておけば施工しながらスキマ時間でも書類作成が容易になります。

「月次・週次・日次書類」についてもそんなにボリュームがないとしても施工中にやるとなると地味に効いてきますから（なんせ現場はイレギュラーのオンパレードなので）着工前に残業してでもベースを作っておきましょう。特に「履行報告書」は全体の工種の構成比率から月次の進捗率を算出するので初回作成時は時間が掛かります。進捗率算出用の工程表を作っておくだけでも施工中の負担はグッと減ります。

着工前は休みたいと思うし会社も有給使えとか言ってきますが、それらに流されてしまうと施工が始まってから地獄を見ることになります。できることは全てやっておく。できるだけ。これが大事です。

現場事務所や設備を整える

二つ目は現場事務所やその内外設備を整えるということです。

これには二つの意味があります。

やはりしっかりと設備の整った現場事務所は書類をやるためにも現場の施工管理を適格に行うためにも必要です。心が落ち着かないと次のことができないとわたしは思います。

先日わたしの後輩くんは5000万円の下水と街路築造の現場で、2坪ハウス✖️2棟で現場事務所と作業員詰所としていました。2坪ハウスでは作業員は詰所で全員座れないし現場事務所は測量機器やレーザーなど置くと手狭になります。

しかも窓にブラインドも付けない。これでは日中にちょっとした時間があっても書類をやる気にはなれませんよね。

私が考える必要な設備は下記のとおりです。

１．４坪ハウス

現場事務所はこれらをリースや電気屋に頼んで働きやすい環境を整えることを意識します。

もちろん費用対効果は意識するところですが、費用はかかりますがその分の効果は十分回収できると思います。まぁすぐ終わる現場（１ヶ月未満）だと我慢せざるを得ない場合もありますが。

会社には「こんな設備いらないだろ」と言われる場合もあるかもしれませんけど、働きやすい環境を整えるのは雇用主の責務でもありますよね。

２．仮設トイレ

できれば快適トイレがよろしいですね。

作業員や下請さんと交代で掃除の担当を決めて清潔を保つ

トイレって絶対に使うものだし１日に何回か出入りしますよね。そんなトイレが汚かったり臭かったりしたら仕事もテンションあがりません。

快適トイレなら東京都では設計変更で費用くれますし、とてもいいですよ。

３．パソコン周辺機器

パソコンは会社からの支給だから選べないとして、モニターは頭を使う難しい仕事のときに2画面にして作業を効率良く進めるためにわたしは使用しています。そんなに金額も高くないから元取れると思います。

プリンターについては会社にあるようなデカい複合機をリースすれば最強ですけど、A3まで印刷・コピー・スキャンができる下記のようなのがベストと考えてます。インクジェットなので写真の印刷はあまりおすすめできませんが印刷品質を「きれい」にすればそこそこ見られます。

わたしは下記モデルを使用しております。使用し始めてからもう４現場目なので買うときは高いですがストレスレスで仕事できているので買ってよかったと思います。

使える人材はフル活用

三つ目は使える人材はフル活用ということで、会社の人間でちょっとでも手伝ってくれそうな人を日頃からリサーチしておいて、いぞというときに書類やおつかいを頼むのはありだと思います。

材料の商社に書類を作ってもらったりもできます。例としては、材料承諾に付けるカタログや試験成績書などに工事件名など必要情報、さらに製品の全規格が載っているカタログであれば現場で使う規格品の部分が分かるように色を塗ってもらったり。意外と自分でやるとなると時間のかかることですからどんどん仕事を振っていきましょう。

究極は発注者に書類を作ってもらうひともいます。「ちょっと現場の段取りで忙しくてできないですよー」といいながらさりげなく書類を振ってしまう強者もいます。この方法は話術に長けているひとは可能かもしれませんね笑

急ぎの書類・後回しでも大丈夫な書類

いくら効率良く仕事をしても全ての書類をタイムリーに作成提出することは不可能です。その時々で急ぎの書類と後出しでも大丈夫な書類を区別して急ぎの書類から順番に片付けていくことが大事。

ではその区別はどう付けたらよいでしょうか。

基本的にはお金に絡む書類が最優先です。なぜなら工事内容を変更して追加金額をもらう場合、書類が後出しだと「受注者が勝手にやったんだから変更金額は見ません」と言われても文句が言えないからです。完璧じゃなくて大丈夫ですから最低限状況がわかる資料を付けて協議書を出す。それが急ぎです。

それから中間検査や既済検査などの日付が決まっているのならこれに関連する書類も急ぎとなります。

ただ、検査はある程度余裕を持った先の日程となることが多いのでそこに向けて書類作成のスケジューリングをしていけば問題ないかと思います。

書類作成のスケジューリングの結果、問題があれば他の人に応援を要請するなどの対処を早めにすることが大切です。

検査の予定がなければ「各種報告書」や「変更施工計画書」「写真整理」などは後回しでも大丈夫かもしれません。（せっつかれる場合もありますが）

まとめ

今回は現場終わりの書類を少なくする方法3つをメインに「施工中に発生する書類にはどんなものがあるか」、「急ぎの書類・後回しでも大丈夫な書類」についてもわたしの経験をもとにお伝えさせていただきました。

土木の現場監督は現場も忙しいし事務仕事も忙しいので疲弊しがちですが、できることはあります。そして大変なことばかりにフォーカスしないで、自分なりの土木工事の魅力を見つけてそこを楽しめるように進んでいってほしいと思っています。

今回はこのへんで。はんおじでした！